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Transparencia y derecho a la información pública
Tema: No le entregan la documentación de expedientes solicitada mediante instancia
Exp: 10/133/D
Nº: 52
Impulso de Derechos
Con fecha 19 de febrero de 2010, tuvo entrada en esta Institución un escrito de queja, presentado por don [?], frente a la Mancomunidad de Valdizarbe, por su negativa a facilitarle documentación solicitada.
Exponía que, el 15 de enero de 2010, presentó en el Registro de la Mancomunidad un escrito solicitando documentación relativa a los siguientes expedientes:
Constitución y funcionamiento de la compañía mercantil pública “GESTERLAR, S.. XXI”.
Contratación del ”Servicio de Barrido Mecanizado de Calles”.
Transcurrido más de un mes, la Mancomunidad no le ha comunicado nada respecto a su solicitud.
Examinada la queja, y a fin de determinar las posibilidades concretas de actuación de esta Institución, de conformidad con lo establecido en la Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, reguladora de la misma, se solicitó informe al Presidente de la Mancomunidad de Valdizarbe.
Con fecha 8 de marzo de 2010, el Presidente de la Mancomunidad ha remitido un informe, cuyo texto literal es como sigue:
“El pasado 25 de febrero de 2010 se recibió en la Mancomunidad de Valdizarbe la solicitud del Defensor del Pueblo de información sobre negativa a facilitar información a don [?].
Se ha de hacer constar que la Secretario de la Mancomunidad ha dejado su puesto recientemente y el Secretario accidental acaba de incorporarse con las consiguientes demoras e incidencias en la tramitación de los expedientes.
La Mancomunidad manifiesta su voluntad de cumplir la normativa vigente, facilitar la documentación solicitada al interesado y responder al requerimiento del Defensor del Pueblo.
Los expedientes de los que se solicita documentación son bastante voluminosos y complejos con numerosos documentos de diversas administraciones y laboriosa tramitación.
El expediente de Constitución y funcionamiento de la compañía mercantil pública "GESTERLAR, S. XXI" no ha concluido ni ha llegado a efecto. En ese sentido no estaría sometido al acceso público previsto en al artículo 37.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, que desarrolla el artículo 105.b) de la Constitución Española de 1978, al no tratarse de un procedimiento terminado a la fecha de la solicitud.
El expediente de la compañía mercantil se ha sometido a varios trámites de información pública a lo largo de .la sucesión temporal y durante los mismos el interesado tuvo libre acceso a los documentos. Al respecto hay que concluir que los plazos de examen del expediente han concluido y no están abiertos para el interesado.
Asimismo el expediente de Contratación del "Servicio de Barrido Mecanizado de Calles" está pendiente de ser completado en relación con la encomienda de contratación de alguno de los municipios incluidos en el ámbito de la Mancomunidad. Iie ahí que no haya terminado el procedimiento.
En cualquier caso la Mancomunidad no pretende impedir ni limitar el acceso del interesado a los documentos que solicita. En el momento en que estén completos los expedientes se facilitará la información al recurrente.
Esta Institución entiende y comparte el argumento expuesto en el informe de la Mancomunidad de que el cambio de Secretario incide de modo importante en el funcionamiento de la oficina y, por ende, de la propia entidad.
La Mancomunidad de Valdizarbe es un ente administrativo que cuenta con un número muy reducido de personal de oficina, por lo que la ausencia del máximo responsable de ella necesariamente condiciona el normal ejercicio de sus actividades. La normalización de la oficina-secretaría requiere un tiempo prudencial para que el nuevo responsable, Secretario accidental, se haga cargo y profundice en el conocimiento de cada uno de los expedientes.
No obstante lo anterior, procede considerar que, en base al mandato constitucional, contenido en el art. 105, b. de la C.E., la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico y Procedimiento Administrativo Común (arts. 35 h. y 37), la Ley 7/1985, de 2 de abril, de Bases de Régimen Local (arts. 18.1 e). 69.1 y 70.3), y la Ley Foral 6/1990, de 2 de julio, de la Administración Local de Navarra (arts. 92 y 95), reconocen a los ciudadanos el derecho a consultar los registros y documentos que forman parte de un expediente, así como el derecho a obtener copias y certificaciones de las resoluciones y acuerdos adoptados. Tal derecho es prioritario respecto a otras circunstancias, lo que obliga a la Administración a poner los medios necesarios para su pleno ejercicio.
La Mancomunidad de Valdizarbe deniega la documentación al promotor de la queja basándose en que los expedientes relativos a la compañía mercantil pública “GESTERLAR S.L.” y a la contratación del “Servicio de Barrido Mecanizado de Calles” corresponden a procedimientos que no están terminados.
Efectivamente, el art. 37.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común, reconoce el derecho ciudadano a los documentos que forman parte de un expediente, siempre que se correspondan a procedimientos terminados. Es decir, el promotor de la queja, salvo que actúe en interés legítimo, no tiene derecho a obtener copias de expedientes cuyos procedimientos no se encuentren terminados.
Pero de la documentación aportada por el promotor de la queja se infiere que la Mancomunidad de Valdizarbe denomina como expediente de “GESTERLAR S.L.” y expediente del “Servicio de Barrido Mecanizado de Calles”, a un conjunto de expedientes, unos cerrados y otros no. Realmente, se han tramitado varios expedientes, entendidos como conjuntos ordenados de documentos y actuaciones que han servido de antecedentes y fundamento a distintas resoluciones administrativas, así como a diligencias encaminadas a ejecutarlas (art. 164 del ROF), cuyos procedimientos administrativos se encuentran en la actualidad cerrados, tales como la “Aprobación definitiva expediente administrativo para la constitución de la Sociedad Pública de la Mancomunidad y el Ayuntamiento de Larraga, denomina Gesterlar S.L“. (BON 46, de 11 de abril de 2008); la “Aprobación definitiva del texto refundido de los estatutos sociales de Gesterlar, S. XXI, S.L.” (BON 156, de 21 de diciembre de 2009) y otros, como la Licencia de Actividad de Gesterlar S.L. o Autorización Ambiental Integrada de la misma compañía mercantil.
Asimismo, en referencia a los expedientes del “Servicio de Barrido Mecanizado de Calles”, deben encontrarse terminados, por la propia dependencia consecutiva de unos respecto de otros, los relativos al Convenio de encomienda de gestión de los Ayuntamientos a favor de la Mancomunidad, así como el referente al Pliego de Condiciones Económico-Administrativas y Técnicas, pues el anuncio de Gestión del Servicio Público de barrido mecanizado de calles fue publicado en el mes de junio de 2009, en el “Portal de contratación de la Comunidad Foral”.
A criterio de esta Institución, la anterior enumeración de expedientes terminados no comprende exhaustivamente la totalidad de ellos, pues, por las fechas de publicación en BON de los diferentes anuncios, presumimos razonablemente la existencia de otros procedimientos cerrados.
En definitiva, la Mancomunidad de Valdizarbe, al negar al promotor de la queja el derecho de acceso y, en su caso, a obtener copias de los expedientes cuyos procedimientos se encuentran cerrados, ha vulnerado lo establecido en el art. 37.1 la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común, y art. 95.1 de la Ley Foral 6/1990, de 2 de julio, de la Administración Local de Navarra.
Por todo lo anterior, de conformidad con el artículo 34.1 de la Ley Foral reguladora de la Institución
Recordar a la Mancomunidad de Valdizarbe su deber legar de asegurar la efectividad del derecho ciudadano a acceder a registros y documentos que formen parte de un expediente cuyo procedimiento se encuentra cerrado, tal y como reconoce la normativa de desarrollo del art. 105, b) de la Constitución Española.
Conceder un plazo de dos meses a la Mancomunidad de Valdizarbe para que notifique a esta Institución si acepta esta resolución y adopta medidas adecuadas en el sentido expuesto, o informe de las razones para no hacerlo, con la advertencia de que, de no hacerlo así, incluiré el caso en el informe anual que dirigiré al Parlamento de Navarra, en los términos del artículo 34.2 de la Ley Foral reguladora de esta Institución.
El Defensor del Pueblo de Navarra
Francisco Javier Enériz Olaechea
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