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Función Pública
Tema: Falta de acceso a documentación solicitada.
Función pública
Alcalde de Olite/Erriberri
Señor Alcalde:
El 21 de julio de 2017 esta institución recibió un escrito del señor don […], mediante el que formulaba una queja frente al Ayuntamiento de Olite, por la falta de acceso a la documentación solicitada.
En dicho escrito, exponía que:
El 29 de mayo de 2017 presentó una instancia en el Ayuntamiento de Olite, con número de registro 1453, mediante la que solicitaba una copia de las citaciones a Pleno de 7 de abril y de 11 de mayo de 1989, así como copia de los extractos colocados en el tablón municipal relacionados con dichos plenos.
En virtud de la Resolución de Alcaldía 545/2017, de 6 de junio, se le comunicó que su petición sería atendida cuando las necesidades del servicio lo permitan.
El 2 de junio de 2017 presentó una nueva instancia, con número de registro 1528, en la que solicitaba una copia de su expediente personal realizado funcionario municipal en excedencia del Ayuntamiento de Olite.
En virtud de la Resolución de Alcaldía 604/2017, de 23 de junio, se le comunicó que su petición sería atendida cuando las necesidades del servicio lo permitan.
Seguidamente, esta institución se dirigió al Ayuntamiento de Olite, solicitando que informara sobre la cuestión suscitada.
En el informe recibido, se señala lo siguiente:
“Por la presente a la vista de la queja elevada a Vd. por D (…) (expte Q17/538) pongo en su conocimiento que este ayuntamiento tiene entre sus objetivos atender las solicitud de documentación de D (…).
Estas solicitudes son
Copia de su expediente personal realizado conforme al artículo 21 de la Ley Foral 13/1983.
Se contestó al interesado que le sería remitida dicha documentación cuando lo permitieran las necesidades de servicio.
Los documentos solicitados en primer grupo deben de ser objeto de una búsqueda intensiva en el archivo municipal y son de difícil localización y el ayuntamiento no puede destinar personal a dichas labores, máxime cuando tiene unos graves problemas de personal por la escasez del mismo, unido a bajas y vacaciones.
Este ayuntamiento se compromete a remitir dicha documentación al interesado en cuanto le sea posible y si es que (en lo referente al primer grupo de peticiones) la misma existiere.
Respecto de los del segundo grupo este ayuntamiento los va a remitir al interesado en breves fechas”.
Como ha quedado reflejado, la queja se encuentra relacionada con una petición de determinada documentación realizada por el interesado. Dicha documentación todavía no ha sido entregada al autor de la queja.
El Ayuntamiento de Olite expone en su informe que todavía no ha atendido la petición realizada por el interesado, debido a la escasez de personal y a la dificultad para acceder a la documentación solicitada dada su antigüedad, y se compromete a su entrega en breves fechas, si todavía existiera.
En el presente caso, resulta pacífico el reconocimiento del derecho de acceso a la documentación solicitada por el interesado (según informa el Ayuntamiento, si todavía no se ha entregado es por razones organizativas), y que este lleva aparejado el derecho obtención de copias de los documentos que lo conforman cuando así se solicite [artículo 53.1 a) de la Ley de procedimiento administrativo común de las Administraciones públicas].
A este respecto, cabe añadir que el artículo 95 de la Ley Foral 6/1990, de 2 de julio, de la Administración local de Navarra, establece que:
El ejercicio de los derechos a que se refieren los dos números anteriores se realizará conforme a criterios de racionalidad, y la expedición de copias y la consulta de documentación, archivos y registros, además, de forma que quede garantizada la integridad de los documentos y que no cause perturbación grave en los servicios.
La denegación o limitación de tales derechos, en todo cuanto afecte a la seguridad y defensa del Estado, a la averiguación de los delitos o a la intimidad de las personas, deberá verificarse mediante resolución motivada”.
Por otra parte, el artículo 18.1 e) de la Ley 7/1985, de 2 de abril, reguladora de las bases de régimen local, reconoce a los ciudadanos el derecho a dirigir solicitudes a la Administración municipal en relación con todos los expedientes y documentación municipal. Este artículo se complementa, a su vez, con el artículo 70.3, en el que se establece que todos los ciudadanos tienen derecho a obtener copias y certificaciones acreditativas de los acuerdos de las corporaciones locales y sus antecedentes, así como a consultar los archivos y registros municipales.
En consecuencia, y de conformidad con las facultades que le atribuye el artículo 34.1 de la Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, la institución del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra ha estimado necesario:
Recomendar al Ayuntamiento Olite que, a la mayor brevedad posible, entregue al interesado la documentación solicitada el 27 de mayo y el 2 de junio de 2017.
De conformidad con el artículo 34.2 de la Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, procede que el Ayuntamiento de Olite informe, como es preceptivo, en el plazo máximo de dos meses, si acepta esta resolución, y, en su caso, las medidas adoptadas para su cumplimiento.
De acuerdo con lo establecido en dicho precepto legal, la no aceptación de la resolución podrá determinar la inclusión del caso en el Informe anual correspondiente al año 2017 que se exponga al Parlamento de Navarra con mención expresa de la Administración que no haya adoptado una actitud favorable cuando se considere que era posible.
A la espera de su respuesta, le saluda atentamente,
El Defensor del Pueblo de Navarra
Nafarroako Arartekoa
Francisco Javier Enériz Olaechea
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