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Función Pública
Tema: Acceso a informes en que son citados.
Impulso de derechos
Alcalde de Cabanillas
Señor Alcalde:
El 6 de marzo de 2014 recibí un escrito presentado por la señora doña […] y por el señor don […], mediante el que formulaban una queja frente al Ayuntamiento de Cabanillas, por la denegación de unos informes jurídicos en los que se hace referencia a ellos.
En dicho escrito, me exponían que:
Son funcionarios del Ayuntamiento de Cabanillas y tienen conocimiento de que el Secretario municipal ha realizado determinados informes jurídicos en los que hace referencia a ellos y a sus puestos de trabajo.
Han solicitado el acceso a esos informes, que han de obrar en los archivos del Ayuntamiento.
Sus solicitudes han sido denegadas.
Seguidamente, mediante oficio remitido el 10 de marzo de 2014, de conformidad con lo establecido en el artículo 24.1 de la Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, esta institución dio cuenta de la queja al Ayuntamiento de Cabanillas, para que, en el plazo máximo de quince días hábiles establecido por dicha ley, informara sobre la cuestión suscitada.
Ante la falta de remisión de la información en el plazo señalado, esta institución se vio obligada a reiterar la petición, mediante escrito del pasado 15 de abril de 2014.
Hasta la fecha, el Ayuntamiento de Cabanillas no ha atendido los sucesivos requerimientos de información cursados con ocasión de la queja. Procede, no obstante, emitir pronunciamiento sin más demora, partiendo de la información y documentación que consta en el expediente de queja.
La cuestión que suscita la queja es la relativa al derecho de acceso de la señora y del señor […], funcionarios del Ayuntamiento de Cabanillas, a varios informes emitidos por el Secretario municipal y dirigidos al Alcalde de Cabanillas, que harían referencia a ellos y a su ejercicio profesional.
Por parte del Ayuntamiento de Cabanillas, se han dictado varias resoluciones denegatorias del acceso a tales informes, estimando la entidad local que así procedería conforme a la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Tal conclusión denegatoria, por lo que se va a razonar a continuación, no es compartida por esta institución.
El artículo 105 de la Constitución reconoce el derecho de los ciudadanos al acceso a los archivos y registros administrativos, cuya regulación básica se encuentra en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Esta ley, en su artículo 37, reconoce el derecho de los ciudadanos, en su consideración de tales, al acceso a los registros y documentos que obren en los archivos administrativos, con determinados límites que tienen su fundamento esencial en la necesidad de conciliación de ese derecho constitucional con otros derechos constitucionales de terceros, típicamente los relacionados con la intimidad de las personas, o con razones de interés público.
El reconocimiento del derecho de acceso se produce en términos más amplios en el caso de los interesados
o afectados por el asunto de que se trate, como se colige de los artículos 35.1 -tienen derecho de acceso en todo momento
, a diferencia de lo que sucede con los ciudadanos en general-, y 37.2 y 37.3 de la citada ley -no les afecta esa necesidad de proteger derechos constitucionales de terceros
, ya que no tienen esta condición-.
En el caso que ocupa, según se colige de la queja, los informes emitidos por el Secretario y dirigidos al Alcalde hacen referencia al ejercicio profesional del señor y la señora […], y parece razonable concluir que habrán sido remitidos en ejercicio o demanda de las funciones o potestades administrativas que corresponden a uno y otro órgano municipales, y que estarán integrados en un procedimiento administrativo (con independencia de su naturaleza, consultiva o activa, y de su carácter principal o meramente preliminar).
Por tanto, obrando dichos informes en los archivos municipales, no cabe sino reconocer el derecho de acceso a quienes en ellos son aludidos, pues tal alusión a título personal o profesional les convierte, a los efectos que ahora ocupan, en interesados
, sin que, a mayor abundamiento, se atisbe qué derechos de terceros ciudadanos han de protegerse con la denegación o qué afectación negativa para el interés público o general se derivaría del acceso.
Por otro lado, además de que la mencionada Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común impone, a juicio de esta institución, tal solución, a la misma conclusión final se llega del examen de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal, que, en su artículo 15, reconoce el derecho de acceso y dispone que el interesado tendrá derecho a solicitar y obtener gratuitamente información de sus datos de carácter personal sometidos al tratamiento, el origen de dichos datos, así como las comunicaciones realizadas o que se prevean hacer de los mismos
. De ello se deriva que el afectado por un tratamiento de datos personales, tiene derecho a acceder a la información que le incumbe.
En definitiva, según considera esta institución, si, como se afirma en la queja, en los informes a que se quiere acceder se cita a los autores de la queja y se hacen referencias a su desempeño profesional, no pueden quedar exentos del derecho a acceder a los mismos y conocer su contenido.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 34.2 de la Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, el Ayuntamiento de Cabanillas dispone de un plazo máximo de dos meses para comunicar a esta institución, como es preceptivo, si acepta el recordatorio y la recomendación y, en su caso, las medidas adoptadas para su cumplimiento.
Asimismo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 34.2 de la citada Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, la no aceptación de la recomendación determinará la inclusión del caso en el informe anual correspondiente al año 2014 que la institución expondrá al Parlamento de Navarra, con mención expresa de la Administración que no haya adoptado una actitud favorable cuando se considere que era posible.
Atentamente y queda a la espera de su respuesta,
El Defensor del Pueblo de Navarra
Nafarroako Arartekoa
Francisco Javier Enériz Olaechea
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