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Gaia: La negativa del Ayuntamiento de Zizur Mayor/Zizur Nagusia a facilitar un documento que obra en su poder, y que fue elaborado por quien fue entrenador de la hija de la autora de la queja.
Alcalde de Zizur Mayor-Zizur Nagusia
Señor Alcalde:
1. El 18 de noviembre de 2022 esta institución recibió un escrito de [...], mediante el que formulaba una queja frente al Ayuntamiento de Zizur Mayor/Zizur Nagusia, por la imposibilidad de acceder a una copia de un documento elaborado por quien fue entrenador de su hija.
En dicho escrito, exponía que:
a) A raíz de la mediación del Ayuntamiento de Zizur Mayor/Zizur Nagusia, el entrenador de su hija se disculpó de una serie de insultos supuestamente vertidos sobre ésta.
b) La disculpa se realizó por escrito y fue leída por personal del Ayuntamiento, lo que impidió que ella pudiera comprobar si ciertamente el documento había sido elaborado o firmado por el entrenador.
c) A tal fin, han solicitado una copia del documento, pero el Ayuntamiento se niega a dársela, pero sí le ofrece la posibilidad de verlo en las instalaciones municipales.
2. Seguidamente, esta institución se dirigió al Ayuntamiento de Zizur Mayor/Zizur Nagusia, solicitando que informara sobre la cuestión suscitada.
En el informe recibido, se señala lo siguiente:
“1. En el mes de julio, doña (…) solicitó, y en el mismo momento fue atendida, una reunión con la Técnica de Igualdad del Ayuntamiento de Zizur para poner en su conocimiento un episodio calificado como vejatorio e insultante hacia su hija, realizado por parte del que fuera su entrenador de baloncesto, perteneciente a la Fundación Ardoi Navarra.
En esta reunión doña (…) además de relatar el episodio, solicitaba que el entrenador mostrara sus disculpas.
2. Se considera necesario indicar, que la Fundación Ardoi Navarra es una entidad ajena al Ayuntamiento de Zizur Mayor, tiene personalidad jurídica propia, y es la responsable de la gestión de los equipos y de los entrenadores de baloncesto, gestión en la que el Ayuntamiento no tiene ninguna intervención ni responsabilidad.
3. Las Técnicas de Igualdad y Deportes del Ayuntamiento de Zizur Mayor, comenzaron un proceso de intermediación entre las partes implicadas y solicitaron a la Fundación Ardoi y al entrenador que dieran explicaciones del episodio tanto en reuniones presenciales, como de forma escrita.
En las actuaciones de las técnicas municipales siempre se priorizó que las menores, tanto la hija de la solicitante, como el resto de las pertenecientes al equipo de baloncesto no se vieran implicadas en este conflicto.
4. El 12 de septiembre, el Servicio de Deportes recibió un documento en el que la Fundación Ardoi relataba su versión de los hechos. Desde los dos servicios municipales se consideró que el documento de disculpas de la Fundación era ambiguo, por lo que se mantuvieron, por parte de las dos técnicas, reuniones presenciales y comunicaciones telefónicas con el Presidente de la Fundación y con el entrenador.
Para que constara también por escrito la versión de la solicitante, la Técnica de Igualdad le instó a que realizase un documento escrito con la narración de los hechos que se recibió el 13 de septiembre.
5. En el mes de septiembre el entrenador entregó a la Técnica de Deportes un documento en el que se disculpaba personalmente con la familia, la menor y el resto de las jugadoras del equipo.
6. En el mes de octubre la Técnica de Igualdad se reunió con doña (…) y su marido para mostrarles y leerles las disculpas del entrenador.
7. El 20 de octubre la solicitante requirió poder tener el documento de disculpas del entrenador y, en caso de no poder optar a dicho documento, que el entrenador informase en el foro de padres donde anteriormente había negado los hechos, y que los reconociera.
8. Desde los Servicios de Deporte e Igualdad se consideró que era oportuno el acceso de forma visual al documento, pudiendo resultar contraproducente, para la resolución del conflicto, que el documento saliera del Ayuntamiento; por esta razón se le requirió a la solicitante que se indicase la finalidad por la que se solicitaba dicho documento, a fin de ponderar la actuación a realizar.
9. La solicitante consideró que en la reunión con la Técnica de Igualdad no pudieron acceder de manera correcta al documento de disculpas del entrenador, por lo que solicitaron conocer el número de expediente en el que esté recogido dicho documento.
10. Desde el Servicio de Igualdad se le informó que dicho documento no forma parte de un expediente administrativo numerado pero que podía volver a tener acceso al mismo en cualquier momento en las instalaciones municipales, en presencia de la Secretaria Municipal para que constará que había sido visto y leído correctamente.
11. Teniendo en cuenta la naturaleza del presente supuesto, no se consideró conveniente facilitar copia del documento con el fin de proteger los datos personales, así como el derecho al honor, intimidad y propia imagen del entrenador, así como los derechos de las menores. Nótese que en ningún momento se ha tramitado ningún expediente contradictorio del que se derive una responsabilidad de ninguna de las partes sino más bien, gracias a la buena voluntad de las Técnicas de Igualdad y Deportes, se ha realizado una intermediación entre las partes que ha dado como resultado el documento de disculpas suscrito por el entrenador, del que ya ha tenido acceso la familia a través de su lectura, considerando de esta parte, cumplido con ello el objetivo de la intermediación.
12. Por otra parte, se informa que este Ayuntamiento ha aplicado los propios principios del Reglamento General de Protección de Datos que los responsables y encargados del tratamiento deben observar al tratar datos personales.
De esta forma, el principio de “finalidad” implica, por una parte, la obligación de que los datos sean tratados con una o varias finalidades determinadas, explícitas y legítimas y, por otra, se prohíbe que los datos recogidos con unos fines determinados, explícitos y legítimos sean tratados posteriormente de una manera incompatible con esos fines. El documento de disculpas presentado por el entrenador fue recogido teniendo como fin la propia intermediación no previéndose que una copia del mismo fuera facilitada a la familia.
En el supuesto que se considere esta opción, se considera que, en todo caso, se debería recabar consentimiento del titular de los datos, esto es, del entrenador., por entender que el consentimiento es la base legal que legitima la comunicación del documento de disculpas.
13. Asimismo, se ha aplicado en el presente supuesto, el principio de “minimización de datos”, es decir, se han aplicado medidas organizativas para garantizar que el tratamiento sea acorde a la intermediación realizada, se ha considerado suficiente la recogida y exhibición del documento de disculpas a la familia para lograr el fin de la intermediación propuesta, considerando excesivo para ello que la familiar obtuviera copia de ello.
Por último, se ha de señalar que, en todo momento, este Ayuntamiento ha hecho un seguimiento de esta situación, aun siendo un conflicto ajeno al mismo, procurando mediar de la forma más satisfactoria para ambas partes, y especialmente velando por la no implicación de las menores.
En todo caso, el Ayuntamiento de Zizur Mayor, lamenta la situación que se ha creado, esperando su pronta resolución
Por todo ello, se propone al Defensor del Pueblo de Navarra la desestimación de la queja formulada por lo anteriormente expuesto”.
3. Como ha quedado reflejado, la queja tiene por objeto el interés de su promotora de obtener una copia de un documento mediante el que, tras la mediación del Ayuntamiento de Zizur Mayor/Zizur Nagusia, el entrenador de su hija supuestamente se disculpaba por una serie insultos vertidos por aquél sobre ésta.
La autora de la queja manifiesta que dicho documento fue leído por personal del Ayuntamiento, lo que le impidió comprobar si el documento había sido realmente elaborado o firmado por el entrenador. Por ello, solicita obtener una copia del documento, a lo que se opone el Ayuntamiento, que únicamente le ofrece la posibilidad de ver el documento.
El Ayuntamiento, por su parte, en esencia vincula la negativa a facilitar una copia del documento a la normativa de protección de datos, argumentando que el tratamiento de datos debe realizarse conforme al consentimiento de su titular y que el consentimiento del entrenador no abarcaría la entrega de ese documento.
4. El artículo 4.c) de la Ley Foral 5/2018, de 17 de mayo, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, define “información pública” como aquella “información, cualquiera que sea su soporte y forma de expresión, generada por las Administraciones Públicas a las que se refiere esta ley foral o que estas posean”.
De este modo, a efectos de la Ley Foral 5/2018, con independencia de cuál sea su soporte y forma, toda información en posesión de una Administración pública constituye una información pública y, por tanto, respecto de ella, la ciudadanía debe tener derecho de acceso en los términos previstos en la Ley Foral.
Dado que el documento de disculpa se encuentra en posesión del Ayuntamiento, aquél tiene la consideración de información pública y, en consecuencia, a fin de resolver la presente queja, debe examinarse si la negativa a facilitar una copia del mismo a la interesada está o no amparada por la Ley Foral 5/2018.
El artículo 31 de la Ley Foral regula la denegación o limitación del acceso a una información pública. Tras enumerar en su apartado 1 los supuestos en que puede tener lugar la denegación o limitación, en el apartado 2 se reconoce que la denegación o limitación del acceso a una información pública tendrá un carácter restringido, justificado y proporcional, y, en el apartado 3 se establece que, aun siendo posible la subsunción del caso en alguno de los supuestos del apartado 1, la Administración no podrá alegarla “para impedir el acceso del ciudadano o ciudadana a los documentos e informaciones que le puedan afectar de un modo personal, particular y directo, y, en concreto, si dicha afección se refiere a sus derechos e intereses legítimos”.
En el presente caso, esta institución no aprecia que los motivos alegados por el Ayuntamiento sean residenciables en ninguno de los supuestos enumerados en el artículo 31.1 de la Ley Foral 5/2018 y, por tanto, esta institución no considera que la denegación del acceso a la información pública solicitada sea correcta.
A la misma conclusión se llegaría de entender que el motivo alegado sí resulta amparable en alguno de los supuestos del artículo 31.1 de la Ley Foral 5/2018, pues, habida cuenta de su contenido, resulta innegable que el documento afecta de modo personal, particular y directo los intereses legítimos de la autora de la queja.
Como consecuencia precisamente de esta posición cualificada de la interesada respecto a la información pública solicitada, asimismo cabría recordar que, en relación con la protección de datos personales, el artículo 32.3 de la Ley Foral 5/2018 específicamente dispone que cuando “la información solicitada se refiera a personas físicas y los datos no sean especialmente protegidos, el órgano podrá comunicar la información al solicitante si al ponderar la solicitud estima que prevalece: (…) La justificación por el solicitante de su petición en su calidad de
titular de un interés legítimo y directo o de un derecho subjetivo distinto del de su condición de ciudadano”.
5. En un plano normativo diferente al del acceso a la información pública, el Ayuntamiento vincula su negativa a dar una copia del documento al tratamiento de los datos personales y al consentimiento de su titular. De este modo, se fundamenta la negativa en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE, y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Cabe recordar que el documento cuya copia se solicita trae causa de una mediación entre: por un lado, la interesada, que buscaba una disculpa del entrenador de su hija por unos insultos que supuestamente aquél había vertido sobre ésta; y, por otro lado, dicho entrenador, que negaba que los insultos hubieran tenido lugar. Fruto de la mediación, el entrenador redactó el documento de disculpas y lo entregó al Ayuntamiento, el cual, en lugar de entregarlo directamente a la interesada, optó por leérselo.
En opinión de esta institución, de la participación en la mediación y, especialmente, de la subsiguiente redacción y entrega del documento se infiere una voluntad del entrenador de que, mediante aquél, se solucione el conflicto, haciéndose además aparentemente de un modo plenamente satisfactorio para la autora de la queja, que, según se desprende de la información, buscaba en la mediación precisamente lo que ese documento contenía: un reconocimiento de los hechos y unas disculpas.
Siendo así, esta institución no considera que la eventual entrega del documento pueda ser contraria a la finalidad no solamente de la mediación en cuyo seno se generó, sino también de la propia finalidad de su redacción y entrega al Ayuntamiento, no existiendo así el riesgo de contravención de la normativa de protección de datos.
De no ser así, la mera lectura del documento a la interesada o el ofrecimiento a ésta de, en lugar de obtener una copia del documento, poder verlo en las instalaciones municipales también supondría una contravención de la normativa de protección de datos, pues el entrenador no habría consentido expresamente a ello.
6. En el presente caso, en opinión de esta institución, sí que existe un elemento importante del cual la interesada debe ser consciente: el hecho de que se le entregue una copia del documento no implica que pueda disponer de él libremente o revelar su contenido a terceros.
Uno de los principios fundamentalesde la mediación es la confidencialidad de aquello que se revela en su seno. Así, el artículo 9 de la Ley 5/2012, de 6 de julio, de mediación en asuntos civiles y mercantiles, dispone lo siguiente:
“1. El procedimiento de mediación y la documentación utilizada en el mismo es confidencial. La obligación de confidencialidad se extiende al mediador, que quedará protegido por el secreto profesional, a las instituciones de mediación y a las partes intervinientes de modo que no podrán revelar la información que hubieran podido obtener derivada del procedimiento.
2. La confidencialidad de la mediación y de su contenido impide que los mediadores o las personas que participen en el procedimiento de mediación estén obligados a declarar o aportar documentación en un procedimiento judicial o en un arbitraje sobre la información y documentación derivada de un procedimiento de mediación o relacionada con el mismo, excepto:
a) Cuando las partes de manera expresa y por escrito les dispensen del deber de confidencialidad.
b) Cuando, mediante resolución judicial motivada, sea solicitada por los jueces del orden jurisdiccional penal.
3. La infracción del deber de confidencialidad generará responsabilidad en los términos previstos en el ordenamiento jurídico” (énfasis añadido).
En sentido análogo, se manifiesta el anteproyecto de Ley Foral de justicia restaurativa, mediación y práctica comunitarias, cuyo artículo 3.c) estipula que los procesos de mediación y la información “obtenida verbal o documentalmente en el transcurso de los mismos serán confidenciales, salvo cuando las personas participantes dispensen de esta obligación o alguna disposición legal así lo disponga” (énfasis añadido).
Teniendo esto en cuenta, la interesada debe asumir que, al tomar parte en la mediación, ha aceptado que, cuanto en ella acontezca o se genere, no debe ser divulgado.
Asimismo, incluso en el supuesto en que no operase el deber de confidencialidad propio de toda mediación, la posible revelación a terceros de un documento de naturaleza privada con datos personales de su autor podría acarrear responsabilidades legales.
Por tanto, aunque esta institución sí estima que debe facilitársele una copia del documento solicitado, la interesada debe ser consciente de que la posesión de una copia del documento no le capacita a hacer con él cuanto desee, pudiendo incurrir en responsabilidades civiles y penales en el supuesto de que releve total o parcialmente su contenido a terceros.
7. En consecuencia, y en ejercicio de las facultades que le atribuye el artículo 34.1 de la Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, la institución del Defensor del Pueblo de Navarra ha estimado necesario:
Recomendar al Ayuntamiento de Zizur Mayor/Zizur Nagusia que facilite a la interesada una copia del documento en el que el entrenador de su hija se disculpa por el comportamiento que tuvo con ésta.
De conformidad con el artículo 34.2 de la Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, procede que el Ayuntamiento de Zizur Mayor/Zizur Nagusia informe, como es preceptivo, en el plazo máximo de dos meses, si acepta esta resolución, y, en su caso, las medidas adoptadas para su cumplimiento.
De acuerdo con lo establecido en dicho precepto legal, la no aceptación de la resolución podrá determinar la inclusión del caso en el Informe anual correspondiente al año 2022 que se exponga al Parlamento de Navarra con mención expresa de la Administración que no haya adoptado una actitud favorable cuando se considere que era posible.
A la espera de su respuesta, le saluda atentamente,
El Defensor del Pueblo de Navarra
Nafarroako Arartekoa
Patxi Vera Donazar
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